Egy rendezvény megszervezése nem könnyű feladat. Figyelned kell az időre, a helyszínre, a költségekre, a vendégek igényeire és még rengeteg más dologra. Mi összegyűjtöttük Neked, azokat a faktorokat, amelyek a segítségedre lehetnek.

Rendezvény cikksorozatunk első részeként az előzetes tervezésről és a rendezvény időpontjának fontosságáról olvashattok.

featured-conference

Előzetes tervezés és budget

Az első lépések a rendezvényed megtervezéséhez a legnehezebbek. Nagyon oda kell figyelned minden apró részletre, hiszen ha már a rendezvényed elkezdődött, nincs második esélyed a javításra. Még ha nem is egy Oscar átadót rendezel, tartsd észben azt, hogy egy életre szóló élményt akarsz nyújtani az ügyfeleid számára.

Legelőszőr azt kell eldöntened, mi is a célja a rendezvényednek. Ez azért fontos, mert minden típusú eseményre másként kell felkészülni. Másodszor, figyelned kell arra, hogy mennyi pénzt tudsz fordítani a megvalósításra. Ha csinálsz egy előzetes költség-tervet, tudni fogod, hogy mi az amit megengedhetsz magadnak és mi az, amit ez alkalommal ki kell hagynod. Plusz anyagi támogatás érdekében, akár más vállalkozásokkal is együttműködhetsz. Esetleges komplikációkat is számításba kell venned, hiszen ahogy a mondás tartja, ami el tud romlani, az el is fog. Lehet, hogy pont a virágok nem érkeznének meg időben, vagy éppen az étel, ezért gyorsan új lehetőséget kell keresned, ami bizony költséges lehet. Lényeges, hogy fel legyél készülve, minden helyzetre.

A legfontosabb költségek, amikkel számolnod kell:

rendezveny

Szervezés és időzítés

Ekkor már meghatároztad a rendezvényed célját, stílusát, elkészítetted az elsődleges költség táblázatot, kiválasztottad a rendezvényedhez szükséges szolgáltatókat, akikkel együtt fogsz működni, megkötötted velük a szerződéseket; itt az idő, hogy elkészíts egy naptárat, amely segít majd a kivitelezésben. Mindenki,- a szervezők, a partnerek, az alkalmazottak- ezt fogja követni, ebből fognak dolgozni. Az események folytonos ellenőrzése nagyon fontos, mindent el kell végezni a kitűzött időpontig. A naptárad elkészítésének mindig úgy állj hozzá, hogy a rendezvény időpontjától haladj visszafelé; illetve mindig szerepeljen, hogy melyik feladatért ki a felelős.

A rendezvényed időzítésére is nagyon figyelned kell. Felsoroljuk Neked a legfontosabb dolgokat, amiket számításba kell venned:naptar

Ellenőrizd, hogy milyen más események zajlanak akkor, amikorra a rendezvényedet tervezed. Fontos, hogy figyeld a konkurenciát. 

– Fontos, hogy milyen évszakban szeretnéd megrendezni a konferenciád. Például, a tavasz az esküvők és ballagások ideje, míg decemberben az ünnepek miatt találhatók rendezvények szerte az országban. Fontos, hogy erre figyelj, hiszen a rendelkezésedre álló termek száma végleges.

– Annak eltervezése, hogy az év melyik részén tartanád a rendezvényt, szintén lényeges. Ha például egy másik országban tervezed megrendezni az eseményt, fontos, hogy tudd, hogy ott milyen ünnepekkel kell számolnod.

– Mindenképp ellenőrizd a naptárban: az ünnepeket, vallásos eseményeket, iskolai szüneteket, a hosszú hétvégéket, sporteseményeket, és egyéb különleges eseményeket és fesztiválokat.

– Döntsd el a következőt: A rendezvény az esti órákban vagy nappal lesz lebonyolítva; Kezdés és befejezés pontos időpontja; és ne feledkezz meg arról, hogy a vendégeknek legyen idejük kabátjukat és táskáikat is lepakolni.

Forrás: Judy Allen: Event Planning: The Ultimate Guide To Successful Meetings, Corporate Events, Fundraising Galas, Conferences, Conventions, Incentives and Other Special Events

Reméljük, hasznosnak találod a cikkünket, igyekeztünk a legfontosabb dolgokat összegyűjteni Neked. Legközelebb a rendezvényed helyszínének fontosságáról fogunk írni. Ha több információt szeretnél, vagy bármilyen kérdésed lenne, írj Nekünk bátran.