Az előző két cikkünkből már sokat tanulhattatok a rendezvényszervezés azon faktorairól, amelyek a tervezéshez, időponthoz és helyszínhez kötődnek. Mai cikkünkben magáról a vendégek személyéről olvashattok, illetve, hogy hogyan tudjátok őket szórakoztatni; mik azok a dolgok, amelyekről mindenképp gondoskodnotok kell annak érdekében, hogy vendégeitek jól érezzék magukat.

Vendégek érkezése

A rendezvényed akkor kezdődik, mikor a vendég kiszáll a járműből, amivel érkezett. Azt szeretnéd elérni, hogy úgy érezzék, hogy valamilyen különleges helyre érkeztek. Fontos, hogy a vendégeket frissítővel várd, illetve ha hosszú út áll mögöttük, étkezési lehetőséggel is szebbé teheted a napjukat.

Fontos kérdések, amelyeket fel kell tenned magadnak:

  • Hogy néz ki az érkezési helyszín?
  • Hogyan lehet megközelíteni a rendezvény helyszínét?
  • Milyen a bejárat? Mozgássérültek számára is egyszerűen megközelíthető?
  • Ki felelős a vendégekért?
  • Milyen szolgáltatásokat vehetnek igénybe a vendégek, és mik azok, amikért külön fizetniük kell?
  • Hol legyen a regisztrációs pult?
  • Mekkora a ruhatár kapacitása?

Kinek a részére?

Mindenekelőtt el kell döntened, hogy ki a célcsoportod. Kiket fogsz meghívni? A vendégek személye nagymértékben befolyásolja a rendezvényed típusát és lebonyolítását. A meghívók kiküldésekor tüntesd fel, hogy maga a meghívó átruházható-e. Ha valaki esetleg nem ér rá a rendezvény időpontján, de mindenképp képviseltetni szeretné magát vagy cégét, gyakran előfordul, hogy egy munkatárs vagy barát jön el az illető helyében.

A meghívók elkészítésekor el kell döntened és figyelned kell rá, hogy a megbízott nyomda mikorra készül el a megrendeléseddel, milyen fajta papírra kívánsz nyomtattatni, mennyit szeretnél belőle rendelni, milyen színeket és betűtípust fogsz használni, illetve milyen idézettel vagy illusztrációval szeretnéd ékesíteni.

El kell döntened és figyelembe kell venned a vendégek korát, nemzetiségét, származását. Esetleg, hogy párban vagy egyedül érkeznek. Meg kell fontolnod, hogy a szülők gyermekeiket magukkal hozhatják-e, hiszen gyakran van olyan, hogy nem találnak babyszittert, vagy olyan valakit, aki vigyázna rájuk.

Mielőtt utána nézel a potenciális helyszíneknek, el kell döntened hány embert szeretnél meghívni. Tudnod kell, hogy ha esetleg egy hotelben tartod a konferenciádat, szükséged lesz-e szobákra; kell-e esetleg VIP vendégekről gondoskodnod.

Kik azok, akiknek mindenképp ott kell lenniük? Fontos számodra a média jelenléte? Hívj meg újságírókat és fotósokat bátran!

Étel, ital, és frissítő

Ételek és az italok felszolgálása szintén egy nagyon fontos eleme a rendezvényednek. El kell döntened, hogy a vendégek maguk ülhetnek le egy asztalhoz étkezni, vagy pincérek járkálnak körbe frissítőkkel és apró falatokkal. Ne félj egy saját menüvel előállni, még ha a rendezvényed egy étteremben kerül lebonyolításra, akkor sem; vagy esetleg közösen kitalálhattok egyet az ottani szakáccsal. Fontos, hogy mindig legyen elég pincéred. Nincs is annál rosszabb, mint amikor a vendégnek várnia kell valamire. Tartsd észben, hogy az emberek nem szeretnek várni! Ne felejtsd el belekalkulálni a költségvetésbe a személyzet borravalóját sem!

Fontos, hogy tudd a vendégeid étkezési szokásait. Ha van rá lehetőséged, a meghívóval együtt küldhetsz nekik egy előzetes felmérő lapot, hogy megtudd, van-e valami, amire allergiásak, esetleg van-e közöttük vegetáriánus. Egy üzleti konferencia esetén, kávészünet beiktatása pozitív reakciót válthat ki a vendégekből.

Egy vacsora esetén, az ételen és italon kívül meg kell fontolnod az asztal elrendezését és díszítését is. Oda ülhetnek a vendégek, ahova csak szeretnének, vagy meghatározott ülésrendet szeretnél kialakítani? Fontos, hogy az asztaldekorációtól ugyanúgy lássák egymást az emberek. Sose legyen útban például egy oda nem illő virág vagy asztaldísz.

Egyéb megfontolandó dolgok

Egyéb dolgok, amikkel gazdagabbá teheted a rendezvényedet, például a szórakoztatás, fotós felbérelése, dekoráció, speciális effektek, és búcsúajándékok.

Forrás: Judy Allen: Event Planning: The Ultimate Guide To Successful Meetings, Corporate Events, Fundraising Galas, Conferences, Conventions, Incentives and Other Special Events

Reméljük hasznosnak találtad rendezvényszervezésről szóló cikksorozatunkat. Ha bármi kérdésed lenne, írj Nekünk bátran, vagy ajánljuk Neked Judy Allen rendezvényszervezésről szóló könyvét.