Rendezvényekről szóló sorozatunk első részében főleg az időpont kiválasztásáról és az általános előkészületekről írtunk. Mai cikkünkben a rendezvényed helyszínének fontosságával ismertetünk meg Téged. Kigyűjtöttük Neked, mik azok a dolgok, amikre mindenképp figyelned kell.

A legmegfelelőbb helyszín megtalálása nehéz, de nem lehetetlen. Csak a képzelőerőd és az anyagi helyzeted szabhat határt Neked.

Mindig tudd mi előzte meg a Te rendezvényedet a kiválasztott helyszínen. Lehet, hogy több időbe fog telni a pakolás és a berendezkedés, a megelőző esemény típusától függően.

Ahhoz viszonyítva, hogy beltéri vagy kültéri rendezvényt szervezel, más és más dolgokra kell figyelned. Ha kint tervezed megvalósítani a terveidet, akkor az időjárás számon tartása egy elengedhetetlen pontja a szervezésnek. Ha hidegebb idő érkezik, fűtési eszközök, ha melegebb idő, akkor pedig légkondicionáló berendezések beüzemelése hasznos lehet.

Ha a rendezvényed több napos lesz, érdemes megkeresni a közelben lévő hoteleket, és megnézni mekkora kapacitással rendelkeznek, illetve, hogy van-e esetleg konferencia termük. Ezen kívül a hotelek egyéb szolgáltatásokat is nyújtanak, mellyel a vendégeid élményét is fokozhatod.

A következő kérdéseket mindig figyelem előtt kell tartanod:

  • Mikortól van hozzáférésed a helyszínhez?
  • Elég az az idő az elkészüléshez?
  • Kell valamilyen berendezést/bútort eltávolíttatnod vagy hozatnod?
  • Kell egy takarító brigádot fizetned a rendezvényed előtt illetve után?
  • Mennyi a legális terem kapacitás?
  • Van valamilyen zajkorlátozási szabályozás a helyszínen?
  • Hol van a konyha és hány embert tud ellátni?
  • Mellékhelyiségek száma?
  • Mik a tűz- és biztonsági előírások?
  • Van olyan más rendezvény vagy éppen építkezés a környéken, ami zavarhatja rendezvényedet?

Nem csak az épület megválasztása fontos, hanem az is, hogy a terem, ahol majd rendezvényed zajlik, tökéletesen megfeleljen elképzeléseidnek. A következő dolgokat mindenképp vedd figyelembe a terem kiválasztásakor:

  • Mi található az emeleten, a falakon, a mennyezeten, a hátsó kijáratoknál?
  • A mennyezet magassága, a terem szélessége, nagysága
  • Szellőztetési lehetőség
  • Akusztika és hangszigetelés
  • A terem kapacitása
  • Tűz és biztonsági előírások
  • Biztosítási feltételek
  • Gondolkodsz bármilyen különleges effekteken?
  • Világítás

Transzport

Arról sem szabad megfeledkezned, hogy valahogy a vendégeidnek oda is kell jutniuk a rendezvényed helyszínére.

A vendégek utazásának is egy élménynek kell lennie számukra. Akár repülőről, buszról, hajóról vagy akár vonatról van szó, mindig meg kell győződnöd arról, hogy az útjuk kellemes legyen. A parkolási lehetőségeknek is utána kell nézned, és meg kell találnod azt a helyet, amely a legközelebb van a rendezvényedhez és a lehető legkevesebbet kell érte fizetni. Figyelned kell az időbeosztásra is. Ha például egy vendég messziről jön, egy hosszú repülő út után, lehet, hogy inkább egyenesen a hotelba menne, és nem venne részt egyből egy hosszú konferencián.

3d global cargo transport concept isolated on white

Forrás: Judy: Allen: Event Planning: The Ultimate Guide To Successful Meetings, Corporate Events, Fundraising Galas, Conferences, Conventions, Incentives and Other Special Events

Cikksorozatunk harmadik részeként olyan dolgokról olvashatsz majd, amelyek vendégid személyéhez kapcsolódnak. Kövesd figyelemmel blogunkat, hogy ne maradj le a legújabb információkról.